第一条    为了规范学校审计档案工作，提高审计档案质量，发挥审计档案作用，根据《中华人民共和国审计法》 《第 2308 号内部审计具体准则——审计档案工作》 《审计机关审计档案管理办法》 《北京交通大学内部审计工作规定》 《北京交通大学档案管理办法》等有关规定，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条    本办法所称审计档案，是指学校审计处和内部审计人员在审计项目实施过程中形成的、具有保存价值的历史记录。

第三条    本办法所称审计档案管理，是指学校审计处对应纳入审计档案的材料进行收集、整理、立卷、移交、保管和利用的活动。

第四条    本办法适用于学校审计处、内部审计人员及其从事的内部审计活动。

其他单位或人员接受委托、聘用、承办或者参与内部审计项目，形成的审计档案材料应当交回审计处，并遵守本办法。

第五条    学校审计档案实行统一领导、集中管理的原则。学校审计处主管学校的审计档案工作，同时，在业务管理上接受上级审计机关和学校档案馆的指导和监督。

第六条    学校审计处配备兼职档案管理人员，在主管处长的领导下完善档案管理办法， 负责档案的移交、 保管和利用等工作。

第七条    审计项目实施结束后，应及时收集审计档案材料，立卷工作由审计组组长负责，按照谁审计、谁立卷的原则，做到审结卷成、定期归档。 

第八条    立卷人应当按审计项目立卷（立一卷或几卷） ，不同审计项目不得合并立卷。对跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷。

第九条    立卷人应当根据审计档案材料的保存价值和相互之间的关联度，以审计报告相关内容的需要为标准，整理鉴别和选用需要立卷的审计档案材料，并归集形成审计档案。

第十条    审计档案的分类和归档范围：

（一）审计档案的分类：审计档案分为工程类和非工程类两大类。

（二）审计档案的归档范围：

1.立项类材料：

工程类审计项目应归档的材料主要包括工程款源说明等。

非工程类审计项目应归档的材料主要包括审计委托书、审计通知书、审前调查记录、审计方案等。

2.证明类材料：

工程类审计项目应归档的材料主要包括工程造价确认单、工程送审承诺书、报审材料清单、审计工作底稿等。

非工程类审计项目应归档的材料主要包括被审计单位和人员承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单等。

3.结论类材料：

工程类审计项目应归档的材料主要包括工程审计意见书、工程审计报告等。

非工程类审计项目应归档的材料主要包括审计结果报告、审计报告、审计报告征求意见稿、被审计对象的反馈意见、学校领导的审批意见等。

4.备查类材料：

工程类审计项目应归档的材料主要包括工程初审意见书、其他有关资料等。

非工程类审计项目应归档的材料主要包括被审计单位整改情况、其他有关材料等。

第十一条    审计档案材料应当按下列顺序排列：

（一）结论类材料，按逆审计程序、结合其重要程度予以排列；

（二）证明类材料，按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列；

（三）立项类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列；

（四）备查类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列；

（五）审计档案内的每类材料之间的排列要求：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批复在前，请示在后；批示在前，报告在后；重要文件在前，次要文件在后；汇总性文件在前，原始性文件在后。

第十二条  纸质审计档案主要包括下列要素：案卷封面、卷内材料目录、卷内材料、案卷备考表。

第十三条  纸质审计案卷的编目：

（一）编写页号：页号应统一编号在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角；

（二）填写卷内目录：卷内目录包括序号、文号、责任人、题名、日期、页次等内容，卷内目录放在卷首；

（三）填写备考表：备考表包括本卷情况说明、立卷人、检查人等内容，备考表放在卷尾；

（四）书写案卷封面：案卷封面包括案卷题名、归档单位、起止时间、保管期限、密级等内容。

第十四条    纸质审计档案的装订应当符合下列要求：

（一）拆除卷内材料上的金属物；

（二）破损和褪色的材料应当修补或复制；

（三）卷内材料装订部分过窄或有文字的，用纸加订；

（四）卷内材料字迹难以辨认的，应附抄件加以说明；

（五）卷内材料一般不超过 200 张装订。

第十五条    立卷人应当将获取的电子证据的名称、来源、内容、时间等完整、清晰地记录于纸质材料中，其证物装入卷内或物品袋内附卷保存。

第十六条    立卷人完成归类整理，经项目负责人审核、档案管理人员检查后按规定进行编目和归档，并由主管处长审签后，向学校档案馆办理移交手续。

第十七条    学校审计处应按照学校档案馆的要求，积极为审计业务建立电子档案， 加强对电子文件的归档与管理。 具体按 《北京交通大学电子文件归档与管理实施细则》要求执行。

第十八条    审计档案应在审计项目结束后的次年 6 月底前移交给学校档案馆。

第十九条    审计档案保管期限按照档案材料的保存价值确定：

（一）永久保管档案，是指特别重大的审计事项、第一次涉及的审计领域等具有代表意义的审计事项档案；

（二）长期档案，是指重要审计事项、查考价值较大的档案；

（三）短期档案，是指未列入永久和长期保管的一般性审计事项的档案。

第二十条    查阅审计档案，一般限定于学校审计处内部。如有特殊情况需要将审计档案借出或要求出具审计档案证明的，需经主管处长批准，并办理登记手续。对涉及保密信息的，由主管处长在审批过程中依据学校相关保密规定执行。

第二十一条    审计档案应在保管期满之后，由档案馆提出销毁意见，编制审计档案销毁清册，会同审计处共同鉴定，并报主管档案工作的校领导批准后实施销毁。

审计档案销毁清册应由档案馆按有关规定存档。

第二十二条    损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案的，依照学校有关规定追究相关人员的责任；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

第二十三条    本办法自发布之日起施行。原《北京交通大学审计档案管理办法》（校发〔2005〕44号）同时废止。

第二十四条    本办法由学校审计处会同学校档案馆解释。